Hoppla, das ursprünglich Video war länger als gedacht. Ich habe als zwei Teile daraus gemacht. Im zweiten Teil der Excel 2007 Diagramme, geht es um Anteile. Ich zeige Ihnen, wie Sie mal ganz schnell Ihre ursprünglich Tabelle durch eine weitere Spalte erweitern können. Danach nehmen ich die Werte aus dieser Spalte und stelle Sie in einem Kuchendiagramm da.

Gleichzeitig sehen Sie, wie schnell Sie neue Formatierungen für ein Diagramm vornehmen können

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So, dass war jetzt eine lange Pause, in der ich mich ganz intensive mit der Business Productivity Online Suite von Microsoft beschäftig habe. Übrigens bauen wir bald ein weiteres Videoportal auf zu anderen Software-Themen.

Doch nun zu unserem heutigen Thema, die Diagramme in Excel 2007. Sie sehen wie schnell und einfach sich Diagramme für Tabellen erstellen lassen. Denken Sie bei der Gestaltung immer daran, was Sie, wie miteinander vergleichen. Die Daten und Zahlen müssen gar nicht mehr zusammen stehen.

Doch schauen Sie sich das Video einfach an, dann sehen Sie, wie es geht. Kontextbezogen kommen drei Registerkarten unter dem Begriff Diagrammtools hinzu, sobald Sie ein Diagramm erstellen haben. Toll ist es auch, wie schnell Sie eine Diagramm von der Tabelle auf ein Arbeitsblatt verschieben können. Viel Spaß beim Sehen. Übrigens freue ich mich, wenn Sie mir schreiben, was Sie gerne mal sehen möchten.

Die Struktur der Videos ändere ich nach meinen neuen Erfahrungen ebenfalls. Ich werde nicht mehr so tief in die Grundlagen gehen, sondern mich auf einzelne Aufgaben konzentrieren. Finde Sie das eine gute Idee?

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Natürlich sind Formatierungen nicht so wichtig, wie die Eingabe der richtigen Formeln. Doch die Lesbarkeit einer Tabelle erhöht sich enorm. Sie können das Augenmerk durch die Formatierung schnell auf die wesentlichen Punkte lenken. Einzelne Zeilen oder Spalten lassen sich besser unterscheiden. Sie sehen wie die Informationen zusammenhängen oder wo die Summen zu finden sind.

In dem Video zeige ich Ihnen wie Sie:

• Ziffern als Währung definieren
• Dezimalstellen verändern
• Schriftgröße und Schriftstärke ändern
• Farbe ins Spiel bringen
• Wie Sie die klassische Dialogbox für die Änderungen öffnen (ganz am Ende des Videos)

Natürlich können Sie in Excel 2007 die Formatierungen viel schneller und einfacher über die Formatvorlagen erstellen. Doch das ist ein Thema für ein anderes Video.

Viel Spaß beim Experimentieren.

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Die Summenfunktion in Excel 2007

Wir fügen in unsere Excel 2007 Tabelle Finanzplanung eine Summierung der Ausgaben ein. Als erstes aktivieren wir das leere Feld, direkt unter den aufgeführten Ausgaben, in meinem Fall die Zelle B11. Für die Berechnung greifen wir auf die Funktion Summe zurück. In der Start Registerkarte ganz rechts befindet sich die Befehlsgruppe Bearbeiten, dort oben links sehen Sie das Summen Symbol. Klicken Sie mit der linken Maustaste darauf und schon fügt Excel 2007 Ihnen die Formel in die Zelle B11 ein. Excel macht Ihnen einen Vorschlag, welche in der Nähe liegenden Zellinhalte für die Summierung in Frage kommt. Diese Auswahl fügt er automatisch in die Formel ein und markiert in der Ansicht dieses durch einen rotierenden, gestrichelte Linie. Unterhalb der Summenformel, die Sie sowohl unter dem rotierendem Rechteck in der Zelle B11, als auch in der Bearbeitungszeile sehen, finden Sie in blau eingerahmt die Syntax der Funktion. Bestätigen Sie die vorgeschlagenen Werte mit der Entertaste. Jetzt steht das Ergebnis der Formel in der Zelle B11. In der Bearbeitungsleisten wird weiterhin die Formel angezeigt.

Aufbau der Funktion Summe

Mit dem Gleichheitzeichen wird eine Berechnung eingeleitet. Egal ob mit Zahlen oder Zellen kombiniert mit Rechenoperationen oder durch eine Funktion. Der Begriff “SUMME” ist die Bezeichnung der Funktion und gleichzeitig ein Befehl für die Rechenoperation. Sie können sich das Vorstellen, wie der Befehl Drucken der das Drucken der Tabelle iniziert. Das Öffnen der Klammer signalisiert Excel 2007, dass es jetzt um die Definition der Variablen oder der Bereiche geht die mit der Funktion zusammenhängen. Das Schließen der Klammer zeigt, dass jetzt die Funktion beendet ist. Zwischen all diesen Informationen dürfen keine Leerzeichen stehen. Ein Doppelpunkt zwischen zwei Zellnamen bedeutet, dass der ganze Bereich zwischen den Zellen in die Berechnung eingeschlossen wird. Der Aufbau der Funktionen ist entscheidend für das Ergebnis. Sie müssen genau wissen, was sie wo und wie eintragen. Bei der Summen Funktion ist das einfach, doch es gibt wesentlich komplexere Funktionen.

Der Unterschied von absoluten zu relativen Bezügen

Die Zellnamen “B4″ und “B10″ sind relative Bezüge in der Formeln. Kopieren sie die Formel in eine andere Spalte, wird der berechnete Bereich relative zu der Spalte verändert. Beispiel: Kopieren sie die Formel von der Zelle B11 in die Zelle E11. Relative zu dem Abstand zwischen den Ergebniszellen, hat sich der Bereich auf “E4:E10″ geändert. Bei absoluten Bezügen bleibt der berechnete Bereich, wie in der ursprünglichen Funktion erhalten. Ein absoluter Zellbezug wird durch das $-Zeichen symbolisiert “$B$4:$B$10″. Kopieren sie die Formel jetzt von der Zelle B11 in die Zelle E11, wird weiterhin das Ergebnis von der Berechnung in der Zelle B11 angezeigt. Es gibt Funktionen und Berechnungen wo mal die Zelle, die Spalte oder die Zeile absolut definieren möchte.

Viel Spass beim Ausprobieren.

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Mit Excel 2007 ganz einfach eine Tabelle erstellen

In Excel 2007 nehmen wir uns als Beispiel für den Einsatz einer Kalkulation eine Private Finanzplanung vor.

Sie können zunächst eine Überschrift für diese Tabelle erstellen. Dabei wird Ihnen wahrscheinlich auffallen, das der Text nicht nur in einer, sondern in mehreren Spalten steht. Das ist nicht weiter schlimm. Wenn Sie allerdings in die nächste Spalte etwas eintragen möchten, wird der Text aus der vorherigen Zelle abgeschnitten und er ist nicht mehr sichtbar.

Damit Sie den ganzen Text wieder sehen können, müssen Sie die Spalte erweitern. Um die optimale Größe zu erreichen, gehen Sie mit der Maus zwischen zwei Spalten, bis sich die Maus in einen Doppelpfeil verwandeln und klicken Sie dann zwei mal kurz hintereinander auf die linke Maustaste. Sie sehen, dass die Spalte sich verändert hat und, dass der Text wieder ganz zu lesen ist. Sie können die Größe der Spalten auch manuell einstellen, indem Sie, wenn die Maus einen Doppelpfeil gebildet hat, die Spalte einfach größer oder kleiner ziehen.

Wenn Sie die Monate eines ganzen Jahres eintragen wollen, gibt es bei Excel 2007 einen kleinen Trick, wie Sie dieses ohne vieles Eintippen machen können:

1. Tragen Sie die ersten beiden Monate in 2 benachbarte Felder (Januar + Februar).
2. Markieren Sie diese beiden Zellen, indem Sie auf eine der beiden Zellen klicken und mit gedrückter Maustaste die Maus auf die andere Zelle ziehen.
3. Die Zellen sind nun schwarz umrandet. In der Umrandung unten rechts finden Sie ein kleines Kästchen.
4. Gehen Sie mit der Maus auf dieses Kästchen, bis Sie sich in ein Kreuz verwandelt hat.
5. Lassen Sie die Maustaste nun wieder gedrückt und ziehen Sie das Kästchen weiter nach rechts.
6. Sie sehen nun, dass unten in einem weiteren Kästchen die Monate angezeigt werden.
7. Ziehen Sie die Maus bis zu September und lassen Sie dann die Maustaste los.

Schon haben Sie alle Monate in einer Reihe stehen!

Nun können Sie Ihre Zahlen in die Tabelle eintragen.Dabei haben Sie mehrere Möglichekeiten:

• Sie können die Zahl als einen festen Wert eingeben. Das heißt, dass Sie in die Zelle zum Beispiel einfach nur “600″ eingeben.
• Sie können die Zahl aber auch als eine Rechenoperation eingeben. Die Rechnung erscheint dann in der Bearbeitungsleiste und unten in der Zelle wird Ihnen das Ergebnis dieser Rechnung angezeigt. Zunächst verwenden wir bei Excel 2007 nur Zahlen, mit denen Sie rechnen. Später werden wir auch Zellbezüge verwenden.

Wenn Sie nun Werte, die in allen Monaten gleich sind kopieren wollen, dann markieren Sie die Zellen (es können auch mehrere auf einmal sein) und ziehen Sie wieder an dem kleinen Kästchen, welches sich unten rechts befindet.

Was fällt dabei auf?

• Alle Rechenoperationen sind gleich geblieben und es war kein Problem sie zu kopieren.
• Bei den festen Werten werden Sie allerdings merken, dass diese sich nicht so einfach kopieren lassen. In jeder weiteren Zelle hat Excel +1 gerechnet.

Um feste Werte aber auch ohne Probleme kopieren zu können haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Markieren Sie die Zelle, die Sie kopieren wollen und gehen Sie in der Registerkarte “Start” in die Gruppe “Zwischenablage” und klicken Sie auf “Kopieren”. Markieren Sie nun alle Zellen, in die Sie den Inhalt einfügen wollen und klicken Sie unter der gleichen Gruppe auf das Symbol “Einfügen”.
• Sie können auch, wenn Sie die beschriebene Zelle markiert haben, auf Ihrer Tastatur die Tasten “Strg” + “C” betätigen um diese Zelle zu kopieren und die Tasten “Strg” + “V” betätigen um den Inhalt wieder einzufügen.

Wenn Sie mit Ihrer Tabelle fertig sind, dann klicken Sie in der Officeschaltfläche auf “Speichern unter…” und geben Sie dort den Ort ein, wo Sie Ihre Arbeitsmappe speichern und welchen Namen Sie Ihr geben wollen (falls diese noch nicht geschehen ist).

Nun wünsche ich Ihnen noch viel Spaß bei Erstellen Ihrer eigenen Tabellen!

Hier gehts zum Video!

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Zellen beschriften und Zellen löschen

Die Zelle ist das Kernstück eines Arbeitsblattes in Excel 2007. Hier werden Werte und Texte eingetippt oder Berechnungen durchgeführt.

Um etwas in eine Zelle einzutragen, aktivieren Sie zunächst eine beliebige Zelle. Sie erkennen die aktivierte Zelle an ihrer schwarzen Umrandung, an der orangenen Färbung der Spalte und Zeile, in der sich die Zelle bedindet und an dem Namen, der nun oben im Namensfeld steht.

Nun können Sie etwas in diese Zelle eintragen.

Sie finden nun neben der Bearbeitungsleiste 3 Symbole:

1. Das rechte Symbol ist das Formelzeichen. Sie finden hier viele nützliche Formeln, zum verschiedenen Berechnen Ihrer eingetippten Werte.
2. Das Häkchen in der Mitte ist zum Bestätigen dieser Zelle da. Das heißt, dass der Inhalt nun fest in dieser Zelle ist. Die bestätigte Zelle ist in diesem Fall noch aktiv.
3. Mit dem X auf der linken Seite können Sie den Inhalt dieser Zelle ganz einfach löschen.

Neben dem Häkchen haben Sie auch noch weitere Möglichkeiten eine Zelle zu bestätigen:

• Unter anderem können Sie den Inhalt einer Zelle auch bestätigen, wenn Sie die “Return-” oder auch “Eingabe-” Taste auf Ihrer Tastatur betätigen. Hier ist allerdings nicht mehr die bestätigte Zelle aktiv, sondern die Zelle, die sich unter ihr befindet.
• Außerdem gibt es die Tabulatortaste, welche sich auf den meisten Tastaturen neben dem “Q” befindet. Auch hier ist nach der Bestätigung nicht mehr die bestätigte Zelle, sondern die Zelle rechts daneben aktiv. Diese Art zu bestätigsten ist wohl die sinnvollste Art.

Bei Excel 2007 haben Sie auch mehrere Möglichkeiten zum Verändern der jeweiligen Zellen:

• Sie können einfach die gewünschte Zelle anklicken und nun diese Zelle überschreiben. Dabei löscht Excel 2007 sofort den vorher angegebenen Inhalt.
• Sie können aber auch auf die Zelle klicken und dann oben in die Bearbeitungsleiste gehen um den Inhalt zu verändern. Auf diese Weise können Sie auch nur einen Teil des Inhalts verändern, was Sie beim oben genannten Punkt nicht können.
• Ebenfalls können Sie einen Doppelklick auf die Zelle machen und dann ganz einfach direkt in der Zelle den Inhalt verändern.

Wenn Sie die Inhalte sogar löschen möchten haben Sie auch hier mehrere Möglichkeiten.

• Sie können zum einen die Zelle aktivieren und dann auf die “Entf-” (Entfernen-) Taste klicken…
• …oder Sie klicken in der Registerkarte “Start” in der Gruppe “Zellen” auf “löschen”.

Falls Ihnen irgendwann einmal auffallen sollte, dass Sie gerade etwas falsches gelöscht oder ähnliches getan haben, dann können Sie bei Excel 2007 Ihre einzelnen Schritte auch rückgängig machen. Sie müssen dazu nur auf den Pfeil oben in der Symbolleiste klicken und schon haben Sie einen Schritt rückgängig gemacht. Wenn Sie mehrere Schritte rückgängig machen wollen gehen Sie einfach auf den kleinen Pfeil direkt neben dem Symbol und wählen Sie den Schritt aus, auf den Sie gerne zurückkommen wollen.

Wenn Sie negative Zahlen eingeben wollen, benutzen Sie auf Ihrer Tastatur das Zeichen ” – “. Sie finden es einmal neben der Hochstelltaste und einmal im Zahlenbereich.

In der Registerkarte “Start”, In der Gruppe “Zahl” finden Sie oben einen Bereich, der “Standart” heißt. Wenn Sie nun in eine Zelle ein Datum eingeben, erkennt Excel 2007 dieses und dort, wo vorher noch “Standart” stand steht nun “Datum”. Auch, wenn Sie zum Beispiel eine Prozentzahl eingeben, erkennt Excel 2007 es und in dem Feld erscheint das Wort “Prozent”.

Hier gehts zum Video!

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Excel 2007 – Multifunktionsleiste statt Menüleiste

Die Multifunktionsleiste von Excel 2007 ist das Kernstück der veränderten Bedienung.

1. In der Multifunktionsleiste finden Sie 7 Registerkarten. Durch einfaches anklicken öffnen Sie diese.
2. Der Name der Registerkarten gibt das Thema der Werkzeuge an, die in dieser Registerkarte zu finden sind. So finden Sie zum Beispiel in der Registerkarte “Einfügen” alle Werkzeuge mit denen Sie zum Beispiel Diagramme oder Tabellen in Ihr Dokument einfügen können.
3. Die einzelnen Registerkarten sind zusätzlich in Gruppen eingeteil. Das gibt Ihnen eine zusätzliche Struktur und hilft Ihnen gesuchte Symbole leichter zu finden.
4. Neben dem Namen dieser einzelnen Gruppen finden Sie einen kleinen Pfeil. Betätigen Sie diesen, öffnet sich eine Dialogbox, die Sie schon aus früherenExcel-Versionen kennen. Diese Dialogbox ist ebenfalls aufgeteilt in Registerkarten.
5. Gehen Sie nun auf einen Pfeil einer anderen Gruppe öffnet sich wieder die gleiche Dialogbox, doch nun sehen Sie, dass hier eine andere Registerkarte im Vordergrund steht.
6. Die Reihenfolge der Registerkarten (- der Multifunktionsleiste) ist an den Lebenszyklus der Arbeitsmappe angelehnt. So finden Sie in der ersten Registerkarte “Start” alle nötigen Werkzeuge zum Erstellen des Dokuments, in der zweiten Registerkarte “Einfügen” alle Werkzeuge mit denen Sie Ihr Dokument noch erweitern können und in der dritten Registerkarte “Seitenlayout” alle Werkzeuge zum vollenden des Dokuments, sodass es bereit ist zum Druck.
7. Mit den anderen Registerkarten können Sie noch spezielle Dinge in Ihrer Arbeitsmappe erweitern.
8. In den Gruppen dieser Registerkarten finden Sie einige Symbole. Manche davon können Sie aktivieren und deaktivieren. Sie sehen hier zum Beispiel das “F” für Fett, welche diese Funktion hat. Ebenfalls gibt es neben manchen Symbolen einen kleinen Pfeil. Dieser öffnet Ihnen weitere Optionen, wie zum Beispiel bei dem “A” für die Schriftfarbe, wo sich beim klicken auf den Pfeil eine Auswahl von Farben öffnet.
9. Zusätzlich bei Excel 2007 gibt es kontextbezogene Registerkarten. Diese finden Sie zum Beispiel beim klicken auf ein eingefügtes Bild. Sie sehen jetzt zusätzlich die Registerkarte “Bildtools” -> “Format”. Hier finden Sie nun alle Werkzeuge, die Ihnen helfen eine Grafik zu gestalten.
10. Sie könne diese Multifunktionsleiste auch minimieren, indem Sie mit der rechten Maustaste einmal auf die Multifunktionsleiste klicken und den Menüpunkt “Multifunktionsleitse minimieren” aktivieren. Es bleiben nun nur noch die Registerkarten übrig.

Hier gehts zum Video!

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Erkunden Sie Ihre neue Arbeitsumgebung in Excel 2007

Die Excel 2007 Arbeitsumgebung erscheint in einem neuen Outfit.

Sie finden am oberen Rand des Fensters die Titelleiste:

• In der Mitte befindet sich der Name dieser Arbeitsmappe. (Bei Excel 2007 spricht man anstatt von Dateien von Arbeitsmappen)
• Rechts finden Sie wieder 3 schon bekannte Symbole. Mit dem ersten minimieren Sie das Fenster auf die Taskleiste Ihres Computers, mit dem Symbol in der Mitte maximieren oder minimieren Sie das aktuelle Fenster und mit dem rechten Symbol schließen Sie diese Anwendung.
• Links auf der Titelleiste finden Sie die Symbolleiste. Vorher war diese unterhalb der Menüleiste zu finden, doch nun ist Sie ein wenig hoch gerutscht und übernimmt eine kleine andere Rolle.
• Ganz links in der Ecke finden Sie das Symbol für die Office-Schaltfläche. Hier finden Sie neben ein paar Neuerungen auch alles, was Sie vorher unter dem Menüpunkt “Datei” gefunden haben. Ebenfalls finden Sie hier das Symbol “Excel-Optionen”, wo Sie weitere individuelle Einstellungen vornehmen können.

Unter der Titelleiste finden Sie die Multifunktionsleiste:

• In der Multifunktionsleiste finden Sie die meisten Veränderungen vor. Daher wird diese Ihnen in der nächsten Folge etwas genauer erklärt.

Darunter finden Sie das Namensfeld und die Bearbeitungsleiste:

• Im Namensfeld sehen Sie den Namen der im moment aktiven Zelle.
• Die Bearbeitungsleiste zeigt Ihnen den genauen Ihnhalt dieser aktiven Zellen.

Im Dokumentenbild finden Sie rechts und unten jeweils eine Bildlaufleiste mit der Sie die Zeilen und die Spalten verschieben können.

Am unteren Rand dieses Dokumentenbildes finden Sie rechts einen Zoom, mit dem Sie das Dokument heranzoomen oder wieder wegzoomen können und links daneben 3 Symbole, die Ihnen das Dokument als ein Seitenlayout, eine Umbruchvorschau oder als eine normale Tabellenansicht anzeigen können.

Links sehen Sie, dass Excel 2007 Ihnen ein Dokument mit 3 Tabellenblättern öffnet.

Um ein neues Tabellenblatt anzulegen, klicken Sie einfach auf das Blatt mit dem Sternchen, welches rechts neben den 3 vorhandenen Tabellenblättern ist. Wenn Sie die Tabellenblätter umbenennen wollen, machen Sie einen Doppelklick auf eines dieser Blätter und geben Sie den neuen Namen ein.

Kommen wir noch einmal auf die Symbolleiste zurück. Rechts daneben finden Sie einen kleinen schwarzen Pfeil. Wenn Sie auf diesen klicken, können Sie auswählen, ob Ihnen weitere Symbole auf der Symbolleiste angezeigt werden sollen. Aktivieren Sie dafür einfach die Checkbox vor dem jeweiligen Symbol.

Hier gehts zum Video!

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Einführung in Excel 2007

Ein Hinweis: Wer bereits mit früheren Versionen von Excel gearbeitet hat, muss sich dieses Video nicht unbedingt anschauen, da hier der Umgang mit Excel 2007 erklärt wird, der bei anderen Versionen gleich ist.

Was ist eine Tabellenkalkulation und welche Vorteile bietet sie Ihnen?

Diese Fragen werden Ihnen anhand des Beispiels einer Preiskalkulations beantwortet.

Klicken Sie mit der Maus auf eine bestimmte Zelle, dann sehen Sie, dass oben in der Zeile ein Buchstabe und links in der Spalte eine Zahl orange makiert sind. Ebenfalls sehen Sie den Namen dieser Zelle im Namensfeld oben links. Somit können Sie immer erkennen, in welcher Zelle Sie sich gerade befinden.

Der Buchstabe bezeichnet hier immer die Spalte und die Zahl die Zeile!

Mit Hilfe dieser Namensgebung können Sie EIN Feld genau bezeichenen und es besonders gut strukturieren.

In einer Tabellenkalkulation haben Sie den Vorteil, dass Sie mit Zahlen so wie auch Zellbezügen arbeiten können!

Zellbezüge:

• Zellbezüge sind meistens Formeln, die sich auch auf andere Zellen dieser Kalkulations beziehen.
• Bei Veränderungen der Zellen, auf die sich die Formel bezieht (meistens sind dieses feste Zahlen), verändert sich ebenfalls das Ergebnis dieser Formel!
• Wenn Sie in der Tabellenkalkulation vorgehen, wie bei einem Taschenrechner und eine bestimmte Rechnung in die Zelle eintragen (z.B.: =2+5), dann bekommen Sie zwar das richtige Ergebnis, aber bei Veränderungen der Zellen, auf die die Rechnung sich bezieht, verändert sich diese Zelle mit der Rechnung nicht.

In einer Tabellenkalkulation können Sie in den Zellen ebenfalls bestimmte Formatierungen vornehmen, wie zum Beispiel € oder %.

Bei dem Arbeiten mit Tabellenkalkulationen ist es besonders wichtig, dass Sie strukturiet vorgehen! Das heißt, dass Sie sich vorher schon einige Dinge überlegen sollten, wie zum Beispiel: “Welche Werte bleiben fest?”, “Welche Werte sind variabel?” oder “Gibt es irgendwelche Beziehungen?”. Dieses ist zum Beispiel ganz besonders wichtig bei dem Umgang Diagramme o.ä.!

Sie könne in Ihre Tabellenkalkulation auch graphische Elemente einbauen. Hier werden Ihnen als Beispiele eine Textbox, eine Grafik und ein horizontaler Bildlauf gezeigt.

Hier gehts zum Video!

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